Городской архив: вчера, сегодня, завтра

Мурманскому городскому архиву 17 мая исполняется 20 лет. До 1993 года все важные с точки зрения истории города документы поступали в областной архив. Но в конце восьмидесятых годов началась приватизация, многие предприятия становились банкротами и закрывались. Появилась необходимость в архиве для хранения документов по личному составу, чтобы те, кто работал на этих предприятиях, могли в случае необходимости получить справки, подтверждающие трудовую деятельность. Тогда администрация Мурманска и приняла решение о создании городского архива.

Дело на 8 килограммов

- Первое время мы занимали помещения Дома союзов, арендованные у облсовпрофа, - вспоминает одна из первых работниц городского архива Людмила Кузнецова. - В хранилищах документов стояли библиотечные стеллажи. Они для книг предназначены, не для папок с бумагами. Идешь мимо полок и смотришь, чтобы на тебя связка с делами не упала. Но даже таких стеллажей не хватало - документы-то поступали каждый день и в таком количестве, что не успевали их принимать! После работы рук было не поднять. Каждая связка дел - это килограммов восемь, а то и десять...

Многие документы сдавались тогда не оформленными так, как требовалось. Иногда по этим бумагам даже трудно было понять, какому предприятию они принадлежат, - на папке с делами порой даже названия организации не было. Площадей для приема документов катастрофически не хватало, - говорит Людмила Алексеевна. - Мы мечтали о своем здании. И нам его выделили - отдали пустовавшее тогда старое здание Дома ребенка на улице Сомова, 9. Специально для архива его особо не переделывали. Но все равно это было свое, отдельное здание! Ни один из муниципальных архивов области в то время не имел таких площадей.

На протяжении многих лет сотрудники архивов занимались в основном научной деятельностью - историческими изысканиями, написанием справочников по истории региона, по административно-территориальному делению, по истории органов власти и управления. А потом жизнь повернулась так, что архивы стали, по сути, социальными учреждениями.

Каждая справка - как детектив

- В основном сегодня мы работаем с архивными справками, - сообщила заведующая архивным сектором Галина Ковалева. - Пенсионная реформа заставила все силы бросить на исполнение запросов граждан. Ежедневно к нам приходит по мешку писем. Бывших мурманчан разбросало по всему миру, запросы приходят из Украины, с Сахалина и из дальнего зарубежья, причем не только из соседних Норвегии и Финляндии. И каждому нужна справка: о стаже, о зарплате, о декретном отпуске, о том, что учился в школе и какие оценки получал, что отчисления в Госстрах делал или индивидуальным предпринимателем регистрировался.

В год исполняем до семи тысяч запросов граждан. Это очень много, учитывая, что этим занимаются всего семь человек. Работа со справками сложная, не все с ней могут справиться. Документы ведь старые. Много рукописных, с помарками и исправлениями. Каждая справка - как детектив. Принимают человека на одно предприятие, увольняют с другого. Как он там оказался? Когда женщина находилась в декретном отпуске, ее вообще уволить не могли, при реорганизации просто передавали с одного предприятия на другое и могли нигде даже не написать "Считать работающей в…". Со временем многое забылось. Человек свято верит, что всю жизнь проработал на одном предприятии, а начнешь справку готовить - информация о реорганизациях на двух листах. Взять, к примеру, архивный фонд муниципального предприятия "Силуэт". В нем бумаги с 1931 по 2006 год. И это документы тринадцати разных предприятий: Мурманского окружного разнопромыслового союза кустарной промышленности, Мурманского промкомбината бытового обслуживания, Мурманской швейной фабрики, Мурманской фабрики ремонта и пошива одежды... А сколько за этими названиями разных ателье, мастерских, участков ремонта и пошива и домов быта! И так практически по каждому фонду - очень редко бывает, чтобы предприятие родилось и ликвидировалось с одним и тем же названием. Поэтому, когда люди просят: "Вы там быстренько посмотрите, какая у меня зарплата была, и выберите, где получше", мы только вздыхаем. Быстренько никак не получается.

Перевод с бумажного "языка"

Сегодня, когда большинство документов издается и хранится в электронном виде, кажется, что и архивные дела давно занесены в компьютер. На самом деле это не так.

Как пояснили сотрудники архива, в электронном виде документов о зарплате за 70-90 годы, уже не говоря о более ранних, нет и никогда не будет. Слишком трудоемкая и затратная это работа - перевести их в компьютерный формат. Даже богатые нефтяные города Западной Сибири, которые первыми нашли деньги на перевод бумажных документов в электронный вид, и те не могут себе такого позволить. Другое дело - документы органов власти. Ими постоянно пользуются самые разные организации. В их перевод имеет смысл вкладывать труд и деньги - они окупаются.

Как пояснила управляющая делами администрации города Мурманска Елена Белова, в связи с постоянным ростом числа запросов и для более результативного поиска нужной информации сейчас архив переводит в электронный вид справочную документацию. Перечни постановлений администрации города, распоряжений управлений округов уже несколько лет поступают в архив в электронном виде. А вот справочники, созданные в 90-е годы, существуют только на бумаге, приходится их сканировать и конвертировать в базы данных.

- Конечно, львиную долю рабочего времени работников архива занимает работа со справками. Но нельзя сводить всю архивную деятельность только к социальной сфере, - считает начальник архивного отдела администрации города Мурманска Ирина Руденко. - Мы отвечаем за состояние архивного дела на территории города Мурманска, организуем комплектование, учет, хранение и использование документов архивного фонда Мурманской области, отражающих историю города.

Ежегодно мы представляем в отдел архивов областного комитета по развитию информационных технологий сведения о документах, хранящихся в нашем архиве, для включения в единую отраслевую систему централизованного государственного учета. Ведь мало самим знать, что мы храним. Нужно добиваться, чтобы все архивы области, а в перспективе и всей страны, могли бы ими пользоваться. Тогда не придется без толку гонять людей по инстанциям и обмениваться бессмысленными письмами: "Прошу сообщить, хранятся ли в вашем архиве документы…". На сайте администрации города Мурманска, на странице архивного отдела есть путеводитель по фондам городского архива и перечень его фондов. Особенно удобно пользоваться этим перечнем - наименования предприятий в нем отсортированы по алфавиту: "Аврора", кинотеатр; "Аметист", парикмахерская; "Анжерон", ИЧП, и так далее.

В городском архиве хранится свыше 120 тысяч дел. Среди них - постановления городской администрации, решения городского Совета, распоряжения управлений округов и многое другое.

- Законодательство изменилось, и архив меняется вместе с ним, - говорит Ирина Руденко. - Поэтому мы теперь в плановом порядке принимаем только особо ценные документы органов местного самоуправления. А документы с данными по личному составу поступают к нам лишь в случае ликвидации предприятия без правопреемника. Но консультации или методическую помощь по работе с документами, конечно, продолжаем давать. Получить их можно по телефону 42-63-48.

Долгожданный подарок

На 20-летие городской архив получил подарок от администрации Мурманска - капитальный ремонт здания. Уже заказан проект полной его реконструкции, начиная от кровли и заканчивая системами отопления, вентиляции. Проект предусматривает современное обустройство помещения для приема посетителей, благоустройство прилегающей территории.

Эти работы требуют серьезных капиталовложений и времени. Начать ремонт в этом году планируется с кровли и системы отопления, выделены средства и на замену системы электроснабжения.

Все новости