Международный институт генеалогических исследований
Записывайтесь на курсы по генеалогии
Программа «Российские Династии»

Как сделать запрос в архив о родственниках?

     Сегодня наше общество состоит в основном из грамотных и всестороннее развитые люди, поэтому, когда возникает вопрос о поиске родственников, все понимают, что надо обратиться в архив. Правда, многие не совсем представляют, в какой именно архив им следует направлять подготовленное письмо, и правильно ли оно составлено.

Чтобы получить ответ как можно раньше, следует четко изложить цель своей заинтересованности в розыске определенных лиц. Не стоит расписывать душевную тоску и дискомфорт, которые вы испытываете, не имея нужных вам сведений о родственниках. Лучше коротко изложить всю имеющуюся у вас информацию об интересующем вас человеке, которые на сегодня имеются в вашем распоряжении.

К примеру, вам известна дата и место рождения этого человека или похожие сведения о его детях. Это реально может помочь сотрудникам архива в их поисках. В письме так и следует указать, что вам надо получить запись о рождении такого-то человека, чтобы, к примеру, установить фамилии его родителей.

Второй вопрос, который возникает на этом этапе, это в какой из архивов направить письмо.

Где искать нужные документы

    Полный объем информации о людях и событиях прошлых лет, в независимости от временных рамок и места хранения, образует Архивный фонд Российской Федерации. Архивы бывают государственные и ведомственные.

Госархивы, в свою очередь, подразделяются на архивные хранилища федерального значения и архивы субъектов федерации. К ним относятся архивы муниципальные, районные и областные. К разряду ведомственных архивов относятся отраслевые архивы и архивы структур и организаций.

Следует определиться, в каком из этих архивов могут храниться документы об интересующем вас человеке. Лучше исходить не из догадок, а из наличия документов, которые имеются у вас на руках.

Когда имеется свидетельство о рождении одного из родственников, то там будет указано время и место события. Если не совсем уверены в новом делении по районам и областям, то такую информацию можно найти в интернете. Там есть сведения, к какой губернии или волости относилась та или иная деревня или провинциальный городок.

Выяснив все нюансы, можно отсылать такой запрос в Государственный архив нужной вам области, где проживал ваш родственник. Сегодня сделать такой запрос можно и по электронной почте, но к бумажным письмам все же до сих пор относятся более внимательно.

Зато на сайте архива вы можете найти его точное название и точный адрес. На всякий случай, лучше записать еще и телефон, и адрес электронной почты.

О судьбе погибшего в Великой отечественной войне больше знают в архивах военкоматов. Военкомат следует разыскать по месту призыва. Сведения также могут быть в Центральном архиве Министерства обороны (ЦАМО).

Часть нужных сведений можно подчерпнуть из архива РГАСПИ, если ваш родственник состоял в партии.

Большую помощь могут оказать архивы крупных градообразующих предприятий.

Какие документы есть в архиве

    В каждом архиве существует опись документов, которые в нем хранятся. Поэтому следует начать с этой описи, чтобы убедиться, что интересующие вас документы могут быть именно в этом хранилище.

Сегодня опись фондов можно найти на электронных порталах архивов.

Если вас интересует генеалогия рода, то иногда опись архивных фондов может отыскаться на форуме или сайтах генеалогов-любителей. Кстати, там могут дать дельный совет в случае неудачи в поисках.

В случае, когда речь идет о событиях гражданского состояния дореволюционного периода, то важно определиться с местом событий. Под событием надо понимать все значительные моменты жизни, которые оформляются в госучреждениях, к примеру, рождение, бракосочетание, учеба, годы службы в армии. Если разыскиваемый человек родился в Воронежской губернии, то и запрос первым делом следует направлять в Госархив Воронежской области.

Если для вас представляет интерес информация советского времени, то здесь важно обратить внимание на тип события. Прежде, чем начинать поиск по архивам, следует понять, какие события фиксируют отдельные государственные учреждения и ведомства

— записи актов гражданского состояния (рождение, бракосочетание и т.д.)— регистрирует ЗАГС.

— проживание и снятие с жилищного учета

— запись в домовой книге. Они сегодня находятся в хранилищах МФЦ. Паспортный стол, в сельских районах – похозяйственный учет в сельсовете. — годы учебы — архивы имеются у каждого учебного заведения.

— годы работы — крупные предприятия обычно хранят документацию в собственных хранилищах, всевозможные конторы и предприятия поменьше сдают свою документацию для хранения в городские или областные центральные архивы.

— членство в КПСС — партархивы областей и РГАСПИ

— армейская служба и участие в ВОВ — архивы, ЦАМО и РГВИА

— отбывание наказания — информационная база МВД и ФСБ.

Госархивы как федеральные, так и региональные отвечают за сохранность документов разной тематики. Для удобства их объединили по направлениям, к примеру, Российский государственный архив древних актов: отвечает за сохранность документов начиная где-то с XVIII века. В Российском государственном историческом архиве можно узнать боле полные сведения о чиновниках того времени и дворянах. Есть еще более узкая направленность, к примеру, Российский государственный архив кинофотодокументов, на его стеллажах хранятся фотоматериалы и ленты с кинохроникой.

Как направить запрос

     Определившись с архивом, надо понять, стоит ли выезжать туда лично и даст ли это ожидаемый результат. Напомним, что сама процедура обращения в архив сегодня упростилась, ею можно воспользоваться, не выходя из дома. Кроме обращения в письме, можно выбрать вариант электронного письма, если архив имеет свой электронный сервис, или вписать в форму бланка, выложенного на сайте, необходимую информацию. Направляя письмо в архив, поинтересуйтесь на сайте фамилией директора, которую вам надо будет указать в заявке. Шапка запроса пишется в левом верхнем углу. Все остальное расположение, как в обычном заявлении.

Еще раз напоминаем, что форма письма, оправляемого в конверте или с помощью сети интернет, должна соответствовать форме официального обращения. Иначе его не станут даже читать.

В нем надо указать:

Вашу ФИО

Ваш адрес, по которому вы будете ждать ответ

Тему обращения изложить конкретно и четко, указав степень родства к разыскиваемому человеку. Степень родства следует подтвердить копиями документов, если запрос касается советского периода.

Так же надо изложить основные сведения о разыскиваемых людях. Первым делом личные данные, включая день и место рождения, как вариант, день и место события – бракосочетания, службы и т.д.

Далее стоит правильно сформулировать просьбу о предоставлении копий документов, которые вас интересуют и в которых упоминают разыскиваемых вами людей.

Если вы знаете шифр хранения документов, надо обязательно его сообщить.

Также стоит упомянуть о гарантированной оплате услуг архивариуса. Это заставит поверить, что ваши намерения не были вызваны сиюминутным чувством, а являются необходимостью.

В запрос не стоит вписывать сразу нескольких родственников. Это усложнит поиски и вызовет недоверие.

Стоит уточнить, что запрашивать данные в таких инстанциях можно лишь об умерших родственниках. Причем, в загсе внукам такие сведения не сообщат. По поводу установления данных об отце или матери за информацией могут обратиться только их дети.

Если информация касается родственников, живших или родившихся до революции в небольших местечках, то поиск следует начинать не с местных загсов, а с федеральных архивов. Это связано с тем, что записи о гражданском состоянии делались в то время в метрических тетрадях церкви, которые позже были переданы в федеральные архивы. Тем более, что самому трудно разобраться к какому церковному приходу относился тот уездный городишка или деревня.

Все архивные сведения хранятся в отдельных делах, которые объединяются описями и фондами.

Сегодня описи фондов могут быть на сайтах архива. В них следует поискать хотя бы адрес вашего дела, который в архивах имеет форму шифра, к примеру, «П.67.П.3.Д1». зная этот шифр, не сложно найти и сами документы. Для этого на сайте следует ввести в поиск, к примеру, фамилию и имя разыскиваемого человека. Возможно, поисковик выведет вас на метрическую книгу такого-то прихода с определенным периодом записи событий. Если он совпадет с тем, где жил ваш родственник, то смело отсылайте его вместе с письмом в архив.

Содержание архивных записей для всеобщего обозрения выставляют только по прошествии 75 лет с момента события.

В ином случае, от вас потребуют целую кипу документов, вплоть до свидетельства о смерти прадедушки. Если на ваш запрос придет отрицательный ответ, то можно перенести внимание на другие, к примеру, ведомственные архивы, возможно, там найдется зацепка, которая укажет вам правильное направление поиска. Как видим, поиск информации в архивах – дело нелегкое, и если есть возможность, то лучше доверить его специалистам. Тогда появится гарантия, что вам отказали предоставить документы не просто так, из нежелания перетруждаться, а по достаточно веским причинам.

Автор Пушкарь Максим Вячеславович апрель 2021г.